MADASIA · Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 9. Oktober 2026

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

MADASIA – Verein zum Erhalt bedrohter Schildkröten e.V.
Weseler Str. 151
47495 Rheinberg, Deutschland
Vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB: André Mölls, 1. Vorsitzender
E-Mail: info@madasia.de
Telefon: 0208 / 299 77 52

Fragen zum Datenschutz und Anfragen zu deinen Rechten kannst du an diese Kontaktadresse richten.

Besuch der Website und Hosting

Beim Aufrufen unserer Website werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, damit unser Server die angeforderten Inhalte ausliefern kann. Dazu gehört insbesondere deine IP-Adresse. Serverprotokolle können außerdem Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragenes Datenvolumen, Status der Anfrage sowie Angaben zu Browser, Betriebssystem und verweisender Seite enthalten.

Dies dient dem sicheren Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, unsere Website zuverlässig und sicher bereitzustellen.

Hosting-Anbieter ist IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland (Amtsgericht Montabaur, HRB 24498; E-Mail: info@ionos.de). Unser Server befindet sich in Berlin, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet Daten für uns auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, soweit er als Auftragsverarbeiter tätig ist. Serverprotokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können die hierfür erforderlichen Einträge bis zur Klärung des Vorfalls und gegebenenfalls zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen länger aufbewahrt werden.

Technisch notwendige Speicherung im Browser

Wir verwenden technische Speicherfunktionen für Formulare, die Administration und den Warenkorb. Sie ermöglichen beispielsweise die Zuordnung einer Sitzung und den Schutz vor gefälschten Formularanfragen.

Soweit diese Speicherzugriffe für die von dir angeforderten Funktionen unbedingt erforderlich sind, erfolgen sie gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne gesonderte Einwilligung. Die anschließende personenbezogene Verarbeitung beruht je nach Funktion auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder auf unserem Sicherheitsinteresse gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Die Website setzt nach ihrer derzeitigen technischen Ausgestaltung keine Reichweitenanalyse oder Werbetracker ein. Schriften, Bilder und die Weltkarte werden lokal bereitgestellt. Für PayPal gelten zusätzlich die Hinweise weiter unten.

Kontakt und ehrenamtliche Hilfe

Wenn du uns per Formular oder E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine angegebenen Kontaktdaten, den Betreff und den Inhalt deiner Nachricht. Dazu kommen eine Referenz zur Zuordnung, der Eingangszeitpunkt und Informationen zum Bearbeitungsstand. Wir nutzen die Daten, um deine Nachricht zu bestätigen, dein Anliegen zu bearbeiten und dir zu antworten.

Bezieht sich deine Anfrage auf einen Vertrag oder dessen Vorbereitung, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Andere Anfragen, etwa zur Vereinsarbeit oder zu einer ehrenamtlichen Mithilfe, bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse besteht darin, erreichbar zu sein und Anliegen an den Verein zu beantworten. Pflichtfelder benötigen wir zur Bearbeitung; als freiwillig gekennzeichnete Angaben musst du nicht machen.

Mitgliedschaft und Familienmitgliedschaften

Bei einem Mitgliedsantrag verarbeiten wir insbesondere Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, die gewählte Mitgliedschaft, den Beitrag und die gewünschte Zahlungsweise. Eine freiwillig angegebene Telefonnummer hilft uns bei Rückfragen. Bei Familienmitgliedschaften kommen die Angaben zu den weiteren Familienmitgliedern hinzu, die im jeweiligen Formular abgefragt werden.

Wir verwenden diese Informationen zur Prüfung des Antrags, zur Mitgliederverwaltung, zur Beitragsabrechnung und für die zur Mitgliedschaft gehörende Kommunikation. Die Verarbeitung der für die beantragte oder bestehende Mitgliedschaft notwendigen Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Daten über weitere Familienmitglieder erhalten wir gegebenenfalls von der antragstellenden Person. Soweit mit der betroffenen Person noch kein Mitgliedschaftsverhältnis vorbereitet wird oder besteht, erfolgt die erforderliche Zuordnung zum Familienantrag auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse ist die korrekte Bearbeitung einer ausdrücklich beantragten Familienmitgliedschaft. Die betroffenen Personen erhalten die erforderlichen Informationen über die Verarbeitung ihrer Daten nach Art. 14 DSGVO. Bitte übermittle nur Angaben, die für den Antrag benötigt werden.

Spenden, Überweisungen und SEPA-Lastschriften

Bei Spenden und Beitragszahlungen verarbeiten wir die zur Zuordnung und Abwicklung erforderlichen Angaben, insbesondere Namen, Betrag, Zahlungszweck und gegebenenfalls Anschrift, Kontaktdaten und Zahlungsintervall. Bei Überweisungen erhalten wir die mit der Buchung übermittelten Daten von unserem Kreditinstitut.

Für ein SEPA-Mandat verarbeiten wir zusätzlich Kontoinhaber, IBAN, Mandatsangaben, Datum, gegebenenfalls Unterzeichnungsort und die übermittelte Unterschrift. Die Unterschrift wird als Bild zur Dokumentation des Mandats gespeichert; wir nutzen sie nicht zur biometrischen Identifikation. Für den Einzug werden die erforderlichen Daten an die beteiligten Kreditinstitute übermittelt.

Die Abwicklung der gewünschten Zahlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Buchführung, gesetzliche Nachweise und gegebenenfalls Zuwendungsbestätigungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Die erforderliche Dokumentation zur Klärung strittiger Zahlungen kann außerdem auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen; unser Interesse ist die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Anfragen zu Patenschaften

Bei einer Patenschaftsanfrage verwenden wir deine Kontaktangaben, die gewünschte Schildkrötenart und deine Nachricht, um mit dir die Möglichkeiten einer Patenschaft zu besprechen. Für eine beabsichtigte Patenschaft gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Eine reine Informationsanfrage bearbeiten wir aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung von Vereinsanfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Bei einer Geschenkpatenschaft kannst du uns den Namen der beschenkten Person mitteilen. Diese Information stammt dann von dir und dient ausschließlich der Vorbereitung und Zuordnung der gewünschten Geschenkpatenschaft. Soweit kein Vertragsverhältnis mit der beschenkten Person besteht, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Grundlage. Die erforderliche Information der betroffenen Person nach Art. 14 DSGVO bleibt unsere Aufgabe.

Merchandise-Shop und Bestellungen

Für eine Bestellung verarbeiten wir die ausgewählten Artikel einschließlich Varianten, Größen und Mengen, Preise, Versandkosten, Namen, E-Mail-Adresse und Lieferanschrift. Hinzu kommen Bestellnummer, Zahlungsreferenzen, Zahlungsstatus und Angaben zur Bearbeitung und Lieferung. Die Lieferdaten werden im derzeitigen Bestellablauf über PayPal übermittelt. Bitte kontrolliere dort vor dem Bestellabschluss deine Anschrift.

Wir benötigen diese Daten, um den Kaufvertrag abzuschließen und zu erfüllen, die Zahlung zuzuordnen, die Ware zu versenden und Rückfragen oder Reklamationen zu bearbeiten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Das beauftragte Versandunternehmen erhält die für die Zustellung erforderlichen Angaben. Wir versenden mit DHL oder der Deutschen Post und übermitteln ausschließlich die zur Lieferung notwendigen Daten, insbesondere Namen und Lieferanschrift. Versandbenachrichtigungen versendet Madasia selbst; für diesen Zweck geben wir deine E-Mail-Adresse nicht an das Versandunternehmen weiter.

Zahlungen über PayPal

Für PayPal-Zahlungen nutzen wir PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Im Shop wird die PayPal-Zahlungsfunktion erst geladen, wenn du den Zahlungsvorgang mit PayPal startest. Dabei erhält PayPal technische Verbindungs- und Gerätedaten sowie die für die Zahlung erforderlichen Bestellinformationen. Für eine Spende führt der PayPal-Link zum Angebot von PayPal.

PayPal verarbeitet Zahlungsdaten in eigener Verantwortung, unter anderem zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Wir erhalten die für Bestellung und Zahlung erforderlichen Angaben, beispielsweise Kontakt- und Lieferdaten, Transaktionskennung und Zahlungsstatus. Dein PayPal-Passwort wird uns nicht übermittelt. Unsere zur Zahlungsabwicklung erforderliche Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

PayPal kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Informationen zu Empfängern, Rechtsgrundlagen und den dafür eingesetzten Schutzmechanismen findest du in der Datenschutzerklärung von PayPal. Sie erläutert auch die dortigen Speicher- und Sicherheitsverfahren.

Widerruf, Stornierungsanfragen und Reklamationen

Wenn du einen Vertrag widerrufst oder eine Bestellung beanstandest, verarbeiten wir die zur Zuordnung erforderlichen Angaben, deine Erklärung, ihren Eingang und den Bearbeitungsstand. Eine Bestellnummer oder Zahlungsreferenz erleichtert die Zuordnung; ein wirksamer Widerruf ist nicht allein von deren Angabe abhängig. Die Verarbeitung dient der Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO. Soweit eine Dokumentation für Rechtsansprüche erforderlich ist, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Schutz vor Spam und unbefugtem Zugriff

Unsere Formulare nutzen ein für reguläre Besucher nicht vorgesehenes Kontrollfeld sowie technische Begrenzungen wiederholter Anfragen. Für diese Begrenzungen wird aus der IP-Adresse eine mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennung gebildet. Dazu speichern wir einen Zähler und einen Zeitpunkt. Die Kennung ist pseudonymisiert, nicht anonym. Einträge, deren Beginn mehr als 24 Stunden zurückliegt, werden bei späteren entsprechenden Anfragen bereinigt.

Im geschützten Admin-Bereich werden Anmeldedaten und Berechtigungen zur Zugriffskontrolle verarbeitet. Rechtsgrundlage dieser Sicherheitsmaßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse ist der Schutz der Website, der Anfragen und der gespeicherten Daten vor Missbrauch.

Veröffentlichte Personenbilder, Namen und Zitate

Auf der Website stellen wir unter anderem Menschen vor, die für Madasia tätig sind oder den Verein unterstützen. Dabei können Namen, Funktionen, Fotos und freigegebene Zitate veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung von Personenbildern, Namen und freigegebenen Zitaten erfolgt auf Grundlage der Einwilligung der betreffenden Personen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Das gilt auch für eine von der Einwilligung umfasste Bildbearbeitung. Bilder können gestalterisch oder mit Unterstützung künstlicher Intelligenz aufbereitet sein. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unsere Kontaktadresse widerrufen werden. Nach einem Widerruf entfernen wir die betroffenen Inhalte aus unserem eigenen Internetauftritt, soweit keine andere rechtliche Grundlage für ihre weitere Verarbeitung besteht. Bereits rechtmäßig erfolgte Verarbeitungen bleiben davon unberührt. Öffentlich zugängliche Inhalte können von Dritten gelesen und durch Suchmaschinen gefunden werden.

Illustrationen und KI-Motive

Auf unserer Website und auf Merchandise-Artikeln verwenden wir auch digital gestaltete oder KI-gestützt erzeugte Motive. Solche Illustrationen sind nicht zwingend Fotografien realer Tiere oder Situationen. Beim bloßen Betrachten dieser lokal bereitgestellten Bilddateien werden keine Besucherdaten an einen KI-Dienst übermittelt. Die Verarbeitung erkennbarer Personen bei der Erstellung oder Bearbeitung von Bildern ist von der technischen Auslieferung der Website zu unterscheiden; dafür gelten die jeweils erteilten Einwilligungen und gesonderten Informationen zur Bildverarbeitung.

Empfänger und Schutz der Daten

Innerhalb des Vereins erhalten nur die Personen Zugriff, die die Daten für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Technische Dienstleister unterstützen uns bei Hosting und E-Mail-Versand. Je nach Vorgang kommen Banken, PayPal, Versandunternehmen und gegebenenfalls gesetzlich berechtigte Behörden als Empfänger hinzu. Dienstleister werden als Auftragsverarbeiter eingebunden, soweit ihre Tätigkeit dies erfordert.

Formularbestätigungen und Antworten werden per E-Mail versendet. Die Website überträgt Daten verschlüsselt per HTTPS. Für sensible Formular- und Bestelldaten verwenden wir außerdem eine verschlüsselte Speicherung in der Datenbank und beschränkte Zugriffsrechte. Ein vollständiger Schutz vor jedem denkbaren Risiko kann bei elektronischer Kommunikation nicht zugesichert werden.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Bei Anfragen hängt dies von der Bearbeitung und möglichen Rückfragen ab, bei Mitgliedschaften von deren Verwaltung und Abwicklung, bei Bestellungen von Lieferung, Zahlung und gegebenenfalls Gewährleistung oder Rückabwicklung. Entfallen diese Zwecke, werden die Daten gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht oder sonstige rechtliche Grundlage fortbesteht.

Gesetzliche Fristen gelten nur für die jeweils aufbewahrungspflichtigen Unterlagen: Buchungsbelege sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, bestimmte Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre und andere dort genannte Unterlagen sechs Jahre. Beginn und mögliche Verlängerungen richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Daraus folgt keine pauschale Speicherung sämtlicher Formulardaten für diese Zeit. Zur Sicherung oder Abwehr von Ansprüchen können erforderliche Daten bis zum Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen aufbewahrt werden.

Kontakt-, Ehrenamts- und Patenschaftsanfragen löschen wir manuell, sobald das Anliegen abschließend bearbeitet ist und kein weiterer Bearbeitungs- oder Nachweisbedarf besteht. Soweit sich daraus ein Vertragsverhältnis ergibt, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten zur Klärung von Ansprüchen erforderlich sind, bewahren wir nur die hierfür notwendigen Informationen für den entsprechenden Zeitraum auf.

Mitgliedschaftsdaten werden während der Mitgliedschaft zur Verwaltung verwendet. Nach deren Ende werden nicht mehr erforderliche Angaben gelöscht. Nur für Abwicklung, gesetzliche Nachweise oder konkrete Ansprüche notwendige Daten bleiben zweckgebunden gespeichert. SEPA-Mandate werden während ihrer Gültigkeit und nach ihrem Ende entsprechend den Bedingungen unseres Kreditinstituts aufbewahrt, mindestens für die einschlägige Nachweisfrist von regelmäßig 14 Monaten ab Einreichung der letzten Lastschrift. Eine zusätzlich geltende gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt bestehen.

Sicherungskopien werden in einem rollierenden Zyklus von höchstens 30 Tagen überschrieben. Gelöschte Daten werden bis zur Überschreibung nicht wieder für den laufenden Betrieb genutzt; bei einer Wiederherstellung müssen bereits erfolgte Löschungen erneut angewendet werden.

Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kannst du Auskunft über deine personenbezogenen Daten, die Berichtigung falscher Daten, die Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Außerdem besteht gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Wende dich zur Ausübung deiner Rechte an info@madasia.de. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Verein ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen erreichbar unter: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf; www.ldi.nrw.de.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über dich im Sinne von Art. 22 DSGVO. Dies betrifft unsere eigene Verarbeitung; PayPal erläutert seine Verfahren in den eigenen Datenschutzhinweisen.